会計事務所のための顧問先拡大日記

オオタキカクの代表であります太田は、
以前都内の税理士法人立上事業に、
企画・マーケティング・営業部門の専属担当者として、
新規事業の立上に参画し、尽力を致しました。

3年間でおよそ300社の顧客拡大、
見込み客の発掘は1500社に及びました。

単純計算で5社お電話などがあると1社ご契約になる。
という状態でした。

私が業務の中核においていた業務の中に、
「電話応対業務」がありました。

この「電話応対業務」は既存顧客様からの電話を受ける業務ではなく、
全くの新規案件。取引関係がない先からの電話を受けるというもの。
また、無料相談等のお申込があった先に対してこちらからアプローチをかけ、
ヒアリングを行いアポイントを取得。

そのようなことを専任者として行い、
実績を残して参りました。

電話応対がいかに重要か。
これは経営者であれば言わずとも分かることだと思います。

しかし・・・（続く）

電話応対の重要性。

それは広報活動に力を入れている事務所さまであれば、
十分に意識が高い。はず。

高いはずなのですが、意外と抜けていたり、
おろそかになっていたりする部分でもあります。

まずは、ここをおさえなければいけません。

以下に述べる「意識」の共有があるかないかで効果が大きく異なります。

「一件のお問い合わせをいただくまでにどれだけのコストがかかっているのか！？」

この一点です。

この意識がある事務所は電話応対の準備に余念がありません。

意識があまりない事務所は電話応対にあまり力を入れません。

（ここで言う電話応対は新規問合せに対する電話応対です）

お問い合わせをいただくまでには、
「企画」に対して費やした時間、「制作」に対してかけたコスト、
「マーケティング（販促活動）」に対してかけたコスト。

これらが一旦実を結ぶのが「電話応対」というものなのです。
一本の電話の不徹底でお客様を逃がしてしまう。

私は現場でそのような事例を散々目の辺りにして参りました。
多くの事務所でその光景を見てきたのです。

例えば・・・（続く）

電話応対がマズくてお客様を逃がしてしまう例。

論より証拠でいくつか私が現場で見聞きしてきた事例を、

一挙に見てみましょう。

問合せ「ホームページを見て電話をしました」
事務所職員「はい」
問合せ「顧問料はおいくらからやっていただけるのでしょうか？」
事務所職員「分かるものが不在です」
問合せ「そうですか。ではまた連絡します」

ガチャ
これは最悪のパターンです。
ではもうひとつ。

問合せ「チラシを見てお電話しました」
事務所職員「はい」
問合せ「○○先生はいらっしゃいますか？」
事務所職員「いま外出中です」
問合せ「そうですか。相談料って無料ですか？」
事務所職員「先生でないと分かりません」
問合せ「では結構です」

ガチャ
これも最悪。
さらにもうひとつ。

問合せ「記帳代行業務をお願いできますか？」
事務所職員「・・・私では分かりかねます」
問合せ「誰に聞けば良いですか？」
事務所職員「先生でないとわかりません」
問合せ「先生とは連絡はつきますか？」
事務所職員「ちょっと分かりません」
問合せ「・・・もう結構です」

ガチャ
最悪な応対三連発でした。

これらの応対が何故最悪なのか？
それはまた次回。

ダメな電話応対の事例を三点あげました。

経営者の感覚で考えると「ありえない応対」です。

しかし、経営者以外の者からすると「ありえなくもない」のです。

危機感を持っていただきたいテーマです。

何故「ありえなくもない」のか。

働く立場の人間から。

「ルールが決っていないから適当にこたえるわけにも行かない」

「目先の仕事があるから新規に増やさなくても別に良いと感じている」

「その問合せがどのようなものなのか知らない」

一般的にはそのような状態なのです。

とくにパートさん、アルバイトさんはそのような状態が当たり前だと思います。

ですので、所長先生に何をやっていただきたいかと申しますと、

ルールを作りそれを共有して、

顧問先拡大への取り組みを所内で周知させて欲しいのです。

一件の問合せの重みを、皆さんで共有すること。

それが顧問先拡大の目に見えない要諦なのです。

■弊社で活躍しているスタッフのひとりに、
■会計事務所にてテレマーケティング業務を
■専門で行っていたスタッフがいます
■発信業務から見た会計事務所像を語ってもらいましょう

実践練習で言い回しにも慣れてきたら、積極的に電話に出てみましょう。

パソコンの画面ぐらいの高さに応対マニュアルをセットしておくと、
誰が出てもすぐにそれを見て対応できるので便利です。

なぜ上にセットするかというと、喉を詰まらせることがないので、
声も明るい感じに聞こえるんです。

はじめはゆっくりと、そして相手の口調に速度を合わせて、
しっかり相手の話を聞きましょう。

実践を積むことで、マニュアルの言葉が身に付いていきます。
先生が不在の時でも、アポイントが取れるようになります。

電話は会計事務所の窓口だと考えて、丁寧に応対して下さい。

マニュアルと実践練習ができていれば、
初めてかけてきた経営者に不満を与える事はありません。

自信を持って、受信電話で選ばれる会計事務所になって下さい。

■弊社で活躍しているスタッフのひとりに、
■会計事務所にてテレマーケティング業務を
■専門で行っていたスタッフがいます
■発信業務から見た会計事務所像を語ってもらいましょう

<質問１>顧問料はいくらですか？

電話口でこう聞かれたら、どう答えていますか？

相手に顧問料だけ答えてしまったら、その時点で用は済んでしまいます。
次に電話をかけてきてくれる保障はありませんよね。

ですからとりあえず、アポイントを取ってしまいませんか？

下記の答え方は、アポイントを取るための答え方の例です。
参考にして下さい。

「私どもでは、毎月の訪問で月○○円からお引き受けしておりますが、
業種や年商により顧問料が変わりますので、
詳しくは専門の担当者が訪問の際に、お話させていただきます。
○月○日の○時か○日の○時はご都合いかがですか」

「顧問料は毎月訪問で月○○円からとさせて頂いておりますが、
企業様の状況により、顧問料が変わる場合もございますので、
詳しくは専門の担当者が訪問の際にご相談下さいませ。
○月○日の○時か○日の○時はご都合いかがですか」

いかがでしょうか？

あまり「。」で話を切らずに「、」の所で息継ぎをして下さいね。
相手は「。」で話が終わったと思うと口を挟みますが、
「、」のところでは話が続くと思い、聞いてくれるものです。

なるべく、アポイントの日付までいっきに言って、相手の答えを待ちましょう。
要は顧問料の質問の答えが主ですから、
無理強いはせずアポイントはおまけと考えて下さい。

でも、そのおまけを言えるか言えないかで、
もしかしたら取れたかもしれないアポイントを逃すこともあるんです。

■弊社で活躍しているスタッフのひとりに、
■会計事務所にてテレマーケティング業務を
■専門で行っていたスタッフがいます
■発信業務から見た会計事務所像を語ってもらいましょう

<質問２>相談は別料金になりますか？

この質問は比較的アポイントを取りやすいので、ぜひ参考にして下さい。

会計事務所によってサービスや料金が違うと思いますので、
例は2パターン用意しました。

「初回の相談料は無料とさせて頂いております。
ご相談ということでしたらすぐに先生（専門の担当者）が対応いたしますので、
ご希望の日時にお伺いいたしますが、
ちなみに○月○日の○時か○日の○時はご都合いかがですか」

「私どもでは相談内容や、お時間などで有料になる場合もございますが、
まずは専門の担当者が訪問致しますので、その際にお話下さいませ。
担当者の訪問ですが、○月○日の○時か○日の○時はご都合いかがですか」

相談料が無料の場合は、すぐ対応しますと言って、アポイントを入れましょう。

相談料が有料の場合は、まずお金のかからない担当者が行きます。
というようにして、アポイントを入れて相談事を聞きましょう。

これは一人先生の場合も同じです。
要は相談事を聞くという事を表向きの用事にして、
アポイントを取ることが大事なのです。

相談の内容にもよりますが、
会って相談事を聞いてあげると成約率は高いですよ。

■弊社で活躍しているスタッフのひとりに、
■会計事務所にてテレマーケティング業務を
■専門で行っていたスタッフがいます
■発信業務から見た会計事務所像を語ってもらいましょう

<質問３>今使ってる市販のソフトをそのまま使えますか？

これも、よくある質問ではないでしょうか？
事務所使用のソフトが使えなかったら「断る」という事務所様もいらっしゃると思います。

ただ、今回はどういう質問であっても、アポイントを取るにはどう言えば良いか？
を目的にしていますので、無理やりアポイントを取ってみます。

もし、なるほど・・・と思ったら参考にして下さいね。

「ご安心下さいませ、その市販ソフトでしたら対応可能でございます。
御社がどのような項目をお使いなのか等、
お聞きしたい部分もございますので、ぜひ専門の担当者とお話下さいませ。
○月○日の○時か○日○時はいかがですか？」

「その市販ソフトは対応した事がないのですが、
使い方によっては対応可能な場合もございますので、
一度お伺いさせて下さいませ。○月○日の○時か○日○時はいかがですか？」

以上のようなのはいかがでしょうか？

2番目の例は事務所では市販ソフトは使えない設定です。
それなのにアポイントを取ったのはなぜでしょうか？

それはお会いした時に、
事務所のソフトを使用するように誘導する事が可能だからです。

まず使用中のソフトをどう使っているかを聞きます。
（どうしてその市販のソフトにこだわるのかがわかります）

それからあらかじめ用意しておいた
事務所で使用しているソフトとの比較表等を見せて、
今のソフトよりも利点があることをアピールすれば良いのです。

営業力が問われますが、
まず会う事が出来なければ営業力も発揮できないのです。

その為には、どんな場合でもアポイントを取るように心がけましょう。

■弊社で活躍しているスタッフのひとりに、
■会計事務所にてテレマーケティング業務を
■専門で行っていたスタッフがいます
■発信業務から見た会計事務所像を語ってもらいましょう

<質問４>決算だけお願いできますか？

これはよく発信業務のをしていても聞かれた質問です。

「はい、お受けしております。それでは一度、
専門の担当者と今後についてお話しいただくのが宜しいかと思いますので、
お伺いさせて下さいませ。
○月○日の○時か○日の○時のご都合はいかがですか？」

「基本的にはお受けしていないのですが、
一度、御社の状況などをお聞きした上で判断させて頂きたいと思いますので、
お伺いさせて下さいませ。
○月○日の○時か○日の○時のご都合はいかがですか？」

私は以上のような答えを良くしていました。

2番目の例は「決算だけ」という仕事を受けていない時に使います。

とにかくアポイントを取って訪問したら、
なぜ決算だけが良いのか？という話をよく聞いて下さい。

すると場合によっては会計事務所の仕事を誤解していたり、
事務所のサービスを薦めてみると喜んでくれたりすることもあるみたいです。

とりあえず、アポイントを取って話してみる。
これが大事みたいです。

■弊社で活躍しているスタッフのひとりに、
■会計事務所にてテレマーケティング業務を
■専門で行っていたスタッフがいます
■発信業務から見た会計事務所像を語ってもらいましょう

<質問５>案内資料を送ってもらえませんか？

これは発信業務ではよく聞かれるのですが、
受信でも言われる事が多いのではないでしょうか？

そのまま、住所を聞いて送付したらそのままにしてませんか？
ついでにアポイントを取ってみませんか？

「かしこまりました。それではご住所からお願いいたします。
（その後、企業名と宛名を聞き全部聞いたら復唱する）。

もし宜しければ（またはお急ぎであれば）、
お客様の地域を営業担当がまわっておりますので
（または、住所がとても近いので）、
直ぐにお届けにあがることも可能ですがいかが致しましょうか？」

「資料ですが、私どもではサービス内容についての資料を
用意していないものですから、
詳しいサービス内容は専門の担当者がお伺いして
ご相談なども含めてお話させて頂きます。
○月○日の○時か○日の○時のご都合はいかがですか？」

以上などはどうですか？

１の例は「郵送で結構です」と言われたら、素直にそれに従いましょう。

２の例は「資料がないならなぁ」と言われるかもしれませんが、
どのような事についての資料が欲しいのかを聞き出したり、
相談事を聞き出す事もできるので、意外とアポイントにもつながります。

それから資料送付をした場合は、
読んだ頃を見計らって電話をかける事をお勧めいたします。

「先日は資料をご請求いただきましてありがとうございました。
資料だけでは、サービス内容において伝わらない部分もございますので、
詳しいご説明をさせて下さいませ。
専門の担当者がお伺いいたしますので
○月○日の○時か○日の○時のご都合はいかがですか？」

というようにアポイントを入れましょう。

日にちの選択肢は２つあると、アポイントの確率も高くなります。

「会って話を聞いてくれれば、
うちの会計事務所の良さがわかってもらえるのに」

そういう先生は多いのではないでしょうか？

その為にも、受信電話を質疑応答で終わらせてはいけません。

アポイントを取るという技術を加えて、
新規の顧客との対面営業を実現させて下さい。